Déclaration de protection des données

1. Qui nous sommes

L’ASGS est une association sportive sans but lucratif régie par les articles 60 à 79 du Code Civil Suisse. Elle rassemble les joueurs seniors des clubs de golf affiliés à Suisse Golf dont elle est un membre affilié. 

L’offre de prestation de l’ASGS est constituée d’une part par la promotion, le développement et l’organisation du golf auprès de ses membres y incluant la gestion d’un calendrier pour promouvoir ses tournois ainsi que l’exploitation d’un site web. D’autre part, elle promeut et organise des rencontres amicales et des tournois internationaux avec les pays membres de l’ESGA (European Seniors Golf Organisation). 

L’ASGS est constituée par quatre régions qui regroupent les clubs affiliés à Suisse Golf. Elle est gérée par un Comité Central dont les fonctions sont d’assurer l’admission et l’exclusion des membres, la planification et l’organisation des évènements du calendrier annuel ainsi que l’élaboration des règlements.

 2. Principes de base du traitement des données

La présente déclaration relative à la protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles, en particulier quelles données personnelles nous collectons et à quelles fins. Elle régit, en outre, la transmission des données, la période de conservation ainsi que vos droits.

On entend par données personnelles (ci-après également appelées données) toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.

Nous collectons et traitons des données personnelles afin d’accomplir nos tâches statutaires, conformément aux dispositions légales et contractuelles. La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales en vigueur en Suisse et, le cas échéant, en Europe.

Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations. 

3. Objectif de la collecte et du traitement des données personnelles

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour assurer la pérennité, la sécurité et la fiabilité de notre offre. Cela comprend en particulier les objectifs suivants : 

• Gestion et administration des relations contractuelles avec les prestataires de services dans le domaine du golf (clubs de golf), joueurs et prestataires de services, etc.;
• Gestion des contacts et communication dans le cadre de la fourniture de prestations de services (par exemple notre secrétariat domicilié chez Suisse Tennis à Biel);
• Exploitation du site Internet et gestion des joueurs qui s’inscrivent aux manifestations de notre calendrier annuel; 
• Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions;  
• Envoi d’invitations et organisation d’événements et de webinaires;
• Actions marketing et envoi de newsletters;
• Collecte / analyses statistiques.

4. Quelles données personnelles traitons-nous?

 4.1 Données de contact et données de base générales

 Selon l’objectif du traitement des données et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles (mais pas de données sensibles au sens de la nLPD).

 Nous traitons pour tous les contacts, interlocuteurs, partenaires contractuels et clients au moins les données personnelles suivantes:   

• nom, prénom, adresse e-mail et, le cas échéant, adresse, numéro de téléphone, date de naissance et l’exact handicap d’un joueur;
• correspondance électronique et écrite (courrier).

 En outre, en fonction de l’objectif du traitement des données et du domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions énoncées dans les paragraphes suivants: 

4.2 Données relatives à la gestion de nos activités 

Pour la gestion et l’administration de nos activités et pour la communication avec nos membres et nos sous-traitants, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Pour les entreprises et les clubs de golf qui hébergent nos compétitions :
1. Forme juridique, n° de registre;
2. Succursales: Lieu de la succursale, raison sociale, adresse, téléphone, Internet, e-mail, langue de correspondance;
3. Informations sur les activités de l’entreprise;
4. Données sur la personne de contact: nom, prénom, e-mail et téléphone;

1. Informations liées aux contrats, factures & paiements; 

Ces données sont principalement traitées dans le cadre de prestations de services et des objectifs relatifs à l’activité de l’association. 

Le traitement des données sert à la gestion et à l’administration des manifestations et au contrôle de la qualité de notre offre. Il répond également aux exigences légales et contractuelles. 

En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les joueurs. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès des home clubs des joueurs concernés ou inscrits à des tournois. 

4.3 Données pour les mailings et newsletters 

Pour l’envoi d’informations sur des manifestations, publications, etc. (à des fins de marketing pour la réalisation de nos objectifs) ainsi que pour l’envoi de newsletters, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;

Ces données sont nécessaires à la fourniture de la prestation, à la communication ou à la gestion de notre base de données des membres. Les informations en rapport avec le marketing, les mailings et les newsletters font également l’objet d’une analyse statistique afin d’améliorer en permanence nos prestations de services. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing ou vous désabonner de la newsletter.   

4.4 Données pour l’organisation et la réalisation de manifestations  

Les données personnelles suivantes sont traitées pour l’organisation et la réalisation de manifestations:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations sur la participation à une manifestation;
• Informations de paiement;
• Dans certaines circonstances, images ou vidéos.

Pour les manifestations en ligne, les données visées au chiffre 4.5 sont également traitées.

Les prénom, nom, e-mail et home club peuvent être divulgués aux autres participants. Il se peut en outre que vous soyez photographié ou filmé lors de manifestations.  

Ces données sont traitées pour l’organisation de manifestations et à des fins de réseautage (via les listes de résultats). Nous avons besoin des images pour la documentation interne de la manifestation, pour les inclure dans une newsletter ou sur notre site Internet et nos réseaux de médias sociaux, pour la rédaction de rapports et, le cas échéant, pour informer nos membres de la manifestation. Les participants ont la possibilité de faire savoir au photographe, avant ou au moment de la prise de vue, qu’ils ne souhaitent pas apparaître sur les images correspondantes. 

4.5 Données liées à la communication directe (téléphone, e-mail ou chat, réunions en ligne, visioconférences et/ou webinaires, etc.) 

Les réunions en ligne, les visioconférences et/ou les webinaires que nous organisons sont réalisés avec Zoom / Skype, etc.. Pour la communication directe par téléphone, e-mail, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Autres données personnelles contenues dans l’e-mail;
• Données relatives à la communication telles que l’adresse IP, l’heure et la durée de la communication;
• Enregistrements de visioconférence, si nécessaire;

Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à nos membres et à d’autres tiers si ces derniers doivent intervenir dans un processus spécifique.

4.6 Fournisseurs et autres partenaires contractuels 

Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous:

Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;

• Informations financières telles que coordonnées bancaires;
• Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.);

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission p. ex. Suisse tennis pour la gestion du secrétariat de notre Association, nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant. Il en va de même avec l’hébergeur de notre site web.

Liste des partenaires contractuels :

• Swiss Tennis, Allée Roger Federer 1, Case postale, CH-2501 Bienne, 

Téléphone +41 32 344 07 07 (secrétariat ASGS)

• OptimaNet Schweiz AG, Stationstrasse 56, 8472 Seuzach (hébergeur de notre site web)

Téléphone +41 0848 777 770

4.7 Exploitation, amélioration et contrôle du site Internet  

4.7.1 Fichiers journaux (logfiles) du serveur 

Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes:

•           la date, l’heure d’accès et la quantité de données,

•           le navigateur utilisé et le système d’exploitation,

•           le nom de domaine du fournisseur,

•           la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url),

•           la requête de recherche,

•           l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire: elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet. 

4.7.2 Cookies 

Notre site Internet utilise des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de votre appareil l’autorisent, nous utilisons des cookies et des outils similaires afin de vous offrir une expérience de navigation optimale sur notre site Internet.  

Les cookies sont des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet ou de remplir des formulaires. Ils facilitent la présentation de notre site Internet et vous aident à naviguer sur notre site. Les cookies collectent des données telles que:

• l’adresse IP, 
• le site Internet à partir duquel vous nous rendez visite, 
• le type d’appareil que vous utilisez, 
• la manière dont vous utilisez notre fonction de recherche (ce que l’on appelle Search-Log),
• les différentes actions que vous effectuez lorsque vous recevez la newsletter.  

Vous trouverez d’autres informations sur l’utilisation des cookies dans les informations relatives à l’utilisation des outils d’analyse web (chiffres 6.1 et 6.2). 

Il est également possible de visiter notre site Internet sans cookies, en paramétrant le navigateur de façon à ce qu’il empêche l’enregistrement des cookies. Cependant, ce paramétrage peut restreindre les possibilités d’utilisation du site Internet. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour installer des programmes malveillants ou espions sur votre ordinateur. 

4.8 Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions  

Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices. 

5. Saisie des données, période de conservation, mesures de sécurité  

5.1       Saisie des données 

En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre 4 directement de votre part à partir du moment où vous bénéficiez de l’une des prestations. Dans certaines circonstances, les données peuvent être également collectées directement auprès du home club des personnes concernées.  

Nous utilisons également des informations accessibles au public dans les médias et sur Internet dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une manifestation organisée par Swiss Golf et/ou l’un de ses clubs affiliés), ainsi que des données en rapport avec l’utilisation du site Internet (voir chiffre 4.8). 

5.2       Période de conservation 

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite effacées.  

5.3       Sécurité des données 

Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles.  

Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse.

Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance (voir chiffre 8), sont prises. 

6. Technologies de suivi et outils de prestataires tiers 

6.1       Google Analytics 

Ce site Internet utilise «Google Analytics», un outil d’analyse de sites Internet de la société Google Ireland Limited («Google»), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google Analytics utilise des «cookies», c’est-à-dire des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permet-tent d’analyser votre utilisation du site Internet. Les informations générées par les cookies sur votre utilisation de notre site Internet sont en général transférées et enregistrées sur un serveur de Google aux États-Unis. Nous attirons votre attention sur le fait que ce site utilise Google Analytics avec l’extension «anonymizeIp();» afin de garantir la saisie anonyme des adresses IP (IP masking). 

Si vous activez l’anonymisation de votre adresse IP sur notre site Internet, cette adresse sera traitée de manière abrégée par Google en Suisse, dans les États membres de l’Union européenne (UE) ou dans d’autres États parties à l’Accord sur l’Espace économique européen. Cela a pour conséquence qu’aucune identification de votre identité n’est possible.

Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est transmise à un serveur Google aux États-Unis où elle y est abrégée. Sur mandat de l’exploitant de ce site, Google utilisera ces informations afin d’analyser votre utilisation du site Internet, d’établir des rapports d’activités web et de nous fournir d’autres prestations en lien avec l’utilisation du site Internet et d’Internet. 

Vous pouvez empêcher l’enregistrement de cookies en paramétrant votre navigateur en conséquence. Néanmoins, nous attirons votre attention sur le fait que, dans ce cas, toutes les fonctionnalités de notre site ne seront éventuellement pas entièrement disponibles.

De plus, vous pouvez empêcher le transfert à Google des données générées par les cookies et celles en lien avec votre utilisation du site (y compris votre adresse IP), ainsi que le traitement de ces données par Google, en téléchargeant et en installant le plug-in de navigateur disponible.

Vous pouvez également empêcher la collecte de données par Google Analytics en installant un cookie opt-out qui empêchera l’enregistrement de vos données lors de votre prochaine visite sur notre site Internet: désactiver Google Analytics. 

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur :

https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/fr/ et sur la protection des données sur https://marketingplatform.google.com/about/. 

6.2 Envoi de la newsletter  

Les newsletters contiennent des «web beacons», à savoir des fichiers d’un pixel qui sont extraits à l’ouverture de la newsletter. Dans le cadre de cette extraction, des données techniques, telles que des informations sur le navigateur et sur votre système, de même que votre adresse IP ainsi que l’heure de la consultation, sont collectées. 

Ces informations servent à l’amélioration technique des services sur la base des données techniques ou des groupes cibles et de votre comportement de lecture en fonction du lieu de consultation (identifiable grâce à l’adresse IP) ou des horaires d’accès. À des fins statistiques, il est également relevé si la newsletter est ouverte. Dans ce cas, le jour, l’heure et les liens consultés sont relevés. Pour des raisons techniques, ces informations peuvent être attribuées au destinataire correspondant. Cependant, nous utilisons ces informations uniquement afin d’identifier les habitudes de lecture de nos utilisateurs, d’adapter les contenus et ainsi d’améliorer la newsletter. 

Le prestataire d’envoi peut utiliser les données du destinataire sous forme de pseudonyme, c.-à-d. sans les associer à un utilisateur, afin d’optimiser ou d’améliorer ses propres services, p. ex. en vue de l’optimisation technique de l’envoi et de la mise en page de la newsletter ou à des fins statistiques. Il n’utilise toutefois pas les données des destinataires de notre newsletter pour son propre compte ni ne les transmet à des tiers. 

7. Transmission et transfert de données 

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous y avez donné votre consentement, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi. 

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part:

• prestataires de services (p. ex. sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement).
• tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités, institutions gouvernementales, tribunaux. 

Les tiers que nous mandatons se sont contractuellement engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué.  

Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse ou dans l’UE/l’EEE. Certaines données personnelles peuvent également être transférées aux États-Unis (p. ex.  données Google Analytics). Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base des clauses contractuelles standard (p. ex. dans le cas de Google) ou d’autres garanties appropriées. 

Les informations que vous nous avez transmises peuvent en outre être rendues anonymes et transmises à des tiers à des fins d’analyse statistique.

8. Vos droits 

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement ou le transfert de vos données.  

Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne peuvent resp. ne doivent pas être supprimées/effacées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous supprimerons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données. 

Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.

9. Dispositions finales 

9.1 Entité responsable et contact 

Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire. 

Le responsable de la protection des données est M. Denys Kissling, c/o ASGS, Postfach 1196, 2501 Biel/Bienne. 

Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être envoyées par courrier ou par e-mail à ASGS, Postfach 1196, 2501 Biel-BIenne.  

Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit en outre être jointe.   

9.2 Adaptations de la déclaration relative à la protection des données 

Nous pouvons adapter notre déclaration relative à la protection des données à tout moment en la publiant sur le site Internet. La présente déclaration relative à la protection des données a été mise à jour pour la dernière fois le 19.11.2023.